A maior parte dos profissionais já se perguntou em algum momento da carreira: uso Excel ou um software específico para este processo?

Se você é um desses profissionais, tenho uma dica de ouro para você.

 

Primeiramente, vamos definir do que estamos falando.

 

O Excel

Criado pela microsoft em 1993, é desde então o editor de planilhas de cálculo mais utilizado no mundo. Quando o Excel foi criado, não existia concorrente com representatividade no mercado para atender o que ele se propunha.

 

O software específico

Neste caso não estou me referindo a um produto em específico, mas sim soluções focadas em atender determinados setores e empresas. A exemplo temos os ERP’s, BI’s, para RH, clínicas médicas, manutenção industrial, dentre outros. A uma infinidade de softwares no mercado, cada um focado em atender uma necessidade.

 

O dilema

Quando devo usar Excel e quando é hora de usar um software específico para atender a demanda de registro e operação de um processo na minha empresa?

Ambos tem vantagens e desvantagens, e se pensarmos bem, temos que utilizá-los em conjunto.

 

O que vou relatar é fruto de uma experiência com um dos meus clientes, trabalhando com consultoria e desenvolvimento de relatórios. Conseguimos neste caso, chegar a um processo com um ótimo custo benefício, que atende a empresa e fomenta a evolução e assertividade, utilizando as soluções de forma complementar.

 

Vou ser direto: para sua operação, sua atividade fim, você deve usar um software específico! Já vi vários casos de empresas utilizando Excel na sua atividade fim e não funciona. Por este motivo vemos vários profissionais anti-Excel. Para eles, o uso de Excel deveria ser proibido pois tiveram experiências péssimas.

Isto ocorre pois o Excel foi desenhado para ser genérico. Ele pode atender, desde o registro de dados e tendências da bolsa de valores até a sua lista de compras do supermercado. Isto é um problema para sua operação. Você não pode ter algo tão flexível. É a mesma coisa que tentar andar com um carro todo de borracha, não vai funcionar.

Para sua operação, você precisa de algo sólido e veloz. Algo focado em trazer todas as informações que você precisa. Existe um macroprocesso que você pode seguir para escolher a melhor solução que vou abordar em outro post.

 

Então onde utilizo o Excel?

Novamente, direto: nos seus relatórios do seu software. Esqueça pdf’s com belas formatações. Não servem para nada. Nem para seu cliente! Ele quer poder somar e auditar os dados. Relatórios em txt então nem se fala.

Digo isto pois você deve ter uma certa flexibilidade para montar cenários, editar o formato, organização e auditar os dados. Esqueça BI, para auditoria de dados e montagem de cenários. Eu vendo BI e te garanto que para estas atividades, o Excel é imbatível. O BI irá te resolver outros problemas. Por este motivo, o Excel ainda é o campeão do seu segmento. Quer uma prova? Quantas soluções criadas na década de 90 você conhece que, desde sua criação até hoje, sempre estiverem no topo do seu segmento?

O Excel é tão bom em ser flexível, que eu o utilizo para realizar a manutenção de banco de dados, realizar cruzamentos e auditorias. Aqui na empresa, temos a nossa disposição, a linguagem de programação do próprio banco de dados, que podemos fazer praticamente qualquer cruzamento que nossa imaginação permitir. Porém, no Excel isto é tão rápido e fácil que preferimos fazer isso nele. Depois de trazermos e alterarmos o que queremos, enviamos novamente o banco de dados.

 

Seguindo este conceito, você terá sua base robusta, em que seus funcionários devem seguir um processo pré definido, e também a flexibilidade para avaliar e traçar cenários. Este último por si só irá levar a novas demandas de softwares específicos, em que você já irá saber o que precisa pois faz parte deste processo via Excel. Isto por sua vez se transformará em um novo processo robusto na empresa.

 

Um grande abraço e até a próxima.

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